Asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin ylläpito, tietosuoja-asetus 25.5.2018

Pyynikin Eläinlääkärit Oy, Y-tunnus 3018675-8, Pyynikintori 8, 33230 Tampere

TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään ja eläintään koskevat asiakastiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä ja se voidaan evätä ainoastaan poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun tiedon antamisesta aiheutuu vakavaa vaaraa eläinklinikan potilaan terveydelle tai hoidolle taikka muun oikeuksille.

Tarkastuspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Tiedot luovutetaan sähköpostilla, henkilökohtaisesti atk-tulosteena tai lähettämällä postitse.

ASIAKASVIESTINTÄ

Potilasta koskevia tietoja käsitellään Provet-potilasohjelmiston kautta. Potilastietoja lähetetään omistajalle ensisijaisesti sähköpostitse, toissijaisesti postitse tai henkilökohtaisesti tulosteena. Potilastietojen käsittelyyn voidaan käyttää myös puhelinta, tekstiviestejä, WhatsApp palvelua tai Facebook Messengeriä.

TIEDON KORJAAMINEN

Asiakkaalla on oikeus vaatia tietojen oikaisemista, poistamista tai täydentämistä, mikäli potilasrekisteri sisältää sellaisia henkilötietoja, jotka ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita. Korjauspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Pyyntö on perusteltava. Lainsäädännön yleiset periaatteet: potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ilman eläimen omistajan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osallistuvat (Laki eläinlääkärin ammatin harjoittamisesta 29/2000). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

SALASSAPITOVELVOLLISUUS

Eläinlääkärinammatin harjoittaja tai hänen apulaisensa ei saa sivulliselle luvatta ilmaista hoitamaansa eläintä tai sen kanssa samassa eläintenpitoyksikössä olevia eläimiä koskevia tietoja eikä yksityisen tai perheen taloudellista asemaa, terveydentilaa, sosiaalisia olosuhteita tai muuta niihin verrattavaa yksityiselämää koskevaa tietoa. Salassapitovelvollisuus säilyy ammatinharjoittamisen päättymisen jälkeen (laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta 29/2000).

1. Mitä tietoja eläinklinikalla käsitellään?

Pyynikin eläinlääkärit Oy:ssä käsitellään eläinten potilastietoja paperimuodossa ja sähköisessä muodossa. Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja

1. Nimi (asiakkaan ja potilaan)
2. Lemmikin kutsumanimi
3. Asiakasnumero
4. Sukupuoli
5. Osoite, puhelinnumero, sähköposti -osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
6. Tiedot siitä mitä asiakkaan potilaalle on tehty, milloin on tehty ja kuka teki
7. Asiakkaan itse meille kertomat asiat
8. Asiakkaan lemmikkiä koskevat, sen terveyden kannalta olennaiset tiedot, verinäytetulokset
9. Asiakkaan vakuutustiedot
10. Aiempiin eläinlääkärikäynteihin liittyviä tietoja
11. Mikäli asiakas kieltäytyy jostain toimenpiteestä tai hoidosta eläinlääkärin suositusta vastoin

Potilasohjelman lisäksi asiakastietoa on tallennettu klinikalla oleville laitteille seuraavasti:

  • Röntgenkuvat ja hammasröntgenkuvat sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi.
  • Ultraäänilaitteelle ultraäänikuvia sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi.
  • Laboratoriolaitteille potilaan laboratoriotuloksia sisältäen asiakkaan nimi ja lähetenumerot.

2. Mistä tiedot saadaan?

Omistajan tiedot kerätään asiakkaalta henkilökohtaisesti ensimmäisen käynnin yhteydessä. Tiedot kerätään välittömästi klinikkakäynnin alkaessa.

Potilastiedot koostuvat seuraavista lainsäädännön vaatimista asioista:

  1. eläimen tai eläinten omistajan ja haltijan nimi sekä yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti);
  2. eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot;
  3. esitiedot tarpeellisilta osin;
  4. näytteiden, röntgenkuvien ja muiden vastaavien eläimen terveydentilaa koskevien selvitysten lähettäminen muualle tutkittavaksi tai lausuttavaksi;
  5. löydökset tai diagnoosi;
  6. eläimelle tai eläimille annettu tai määrätty hoito lääkityksineen; sekä
  7. toimenpiteen päivämäärä ja toimenpiteen suorittaja.

3. Mihin tietoa luovutetaan?

Eläinlääkärinammatin harjoittajan on säilytettävä eläintä koskevat röntgenkuvat ja muut vastaavat tutkimustulokset, jollei niitä ole luovutettu eläimen omistajalle. Röntgenkuvien ja muiden vastaavien tutkimustulosten luovuttamisesta on tehtävä merkintä potilaskortistoon.

Tietoja luovutetaan eläimen omistajan allekirjoittamalla valtakirjalla siinä nimettyyn kohteeseen kirjepostina tai sähköpostitse. Lisäksi viranomaisten tai vakuutusyhtiöiden lain velvoittamiin asiakirjapyyntöihin vastataan niissä toivotulla tavalla, ensisijaisesti sähköpostilla, ja tästä tehdään merkintä potilastietojärjestelmään.

Kennelliitolle ja kissaliitolle eläintä koskevia tietoja luovutetaan vain omistajan erillisellä suostumuksella kyseistä tarkoitusta varten. Omistajalta pyydetään kirjallinen suostumus, suostumuksia säilytetään 3 kk.

4. Luovutetaanko tietoa EU:n ulkopuolelle?

Tietoja ei luovuteta missään tilanteessa EU:n ulkopuolelle.

5. Mitkä ovat eri tietojen käyttötarkoitukset?

Lainsäädännön vaatiman potilaskortiston ylläpito, asiakasviestintä, asiakaspalvelu, markkinoinnin hoitaminen.

Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi.

Asiakaspalautteen kerääminen, markkinatutkimus, mielipidekyselyn toteuttaminen.

Liiketoiminnan kehittäminen.

Tulevaisuudessa lisäksi mahdollisesti kanta-asiakasohjelman ylläpito.

6. Mikä on käsittelyn peruste eri tietojen osalta?

Lainsäädännön vaatiman potilaskortiston ylläpito.

7. Missä tietoa säilytetään?

Paperiset suostumuslomakkeet, muut asiakirjat sekä laskutuksen maksusitoumuskaavakkeet säilytetään lukituissa takatiloissa. Sähköinen potilastieto säilytetään kahden salasanan takana tietokoneella. Sama pätee digitaalisiin röntgenkuviin ja laboratoriotuloksiin.

8. Mikä on vanhentuneen tiedon hävittämismekanismi?

Vanhentuneet paperiset asiakirjat silputaan silppurissa, siten, että se ei ole palautettavissa. Paperiset asiakirjat, jotka ovat tarpeettomia, hävitetään silppurilla ja omistajan klinikalle unohtamat potilastietoja sisältävät asiakirjat lähetetään omistajalle postitse. Vanhentuneet digitaaliset röntgenkuvat poistetaan tietojärjestelmästä.

9. Kuinka kauan tietoa säilytetään?

Potilastietoja säilytetään potilasasiakirjojen laatimista ja säilyttämistä koskevan asetuksen mukaisesti vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän tekemisestä potilaskortistoon.

10. Onko tietosuojavastaava nimitetty?

Tietosuojavaltuutettuna toimii Kaisa Juhajoki
puhelin: 045 250 6570, sähköposti: info@pyynikinelainlaakarit.fi

11. Onko laadittu vaikutustenarviointi? Jos ei, miksi?

Vaikutuksenarviointia ei käsityksemme mukaisesti tarvita eläinklinikan toiminnassa. Käsiteltävät tiedot ovat pääsääntöisesti lainsäädännön vaatimia potilasasiakirjoja.

12. Miten tieto on suojattu?

Paperitiedot ovat lukituissa takatiloissa vastaanotolla. Sähköinen aineisto on kahden salasanan takana.

13. Miten tiedonsiirto on suojattu?

Ohjelmistotoimittaja FNS Oy vastaa potilastietoja koskevan tiedonsiirron suojaamisesta Provet tietojärjestelmässä. Kaikki tiedonsiirto tapahtuu keskitetysti Provet-järjestelmän kautta.

14. Miten henkilöstö on perehdytetty ja koulutettu tietosuoja‐asetuksen noudattamiseen?

Tietosuoja-asetuksen vaatimukset sekä lainsäädännön vaatimukset potilastietojen käsittelystä eläinklinikalla on käyty hoitoon osallistuvan henkilökunnan kanssa läpi suullisesti. Tietosuoja-asioita koskeva ohjeistus on kerätty klinikalle kansioon ja on henkilökunnan ja eläinten omistajien luettavissa.

15. Millaisia prosesseja vastaanotolla on rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi?

Vastaanotolla on valmius luovuttaa rekisteröidylle hänestä kertyneet tiedot hänen toivomassaan muodossa.